Gestão de projetos: descubra o que é, sua importância e como fazer

Gerir um projeto é uma tarefa complexa e que exige o domínio de diferentes habilidades. Há quem compare essa atividade com a condução de uma orquestra, onde é necessário harmonizar talentos, recursos e prazos para criar uma sinfonia de sucesso.

Quer saber sobre o conceito de gestão de projetos, seus benefícios e principais metodologias? Então continue essa leitura!

O que é gestão de projetos?

Antes de tudo, é necessário compreender o que é um projeto. A sexta edição do Guia PMBOK, considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área, traz a seguinte definição:

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Isso significa que ele tem começo, meio e fim, ou seja, é possível atribuir a todo projeto uma data de início e uma data de término.”

Neste sentido, podemos considerar que um projeto é um conjunto de iniciativas que serão planejadas e entregues para atingir os objetivos estabelecidos. A gestão de projetos, então, aplica estratégias e técnicas eficientes para planejar, executar, monitorar e controlar os projetos a fim de obter bons resultados com o menor número de falhas possível.

Ciclo de vida de um projeto

De acordo com a Harvard Business School, a gestão de projetos possui três fases principais:

Organização e definição: etapa em que é definido o escopo do projeto, os motivos para sua execução e o mapeamento dos stakeholders. Um tópico que geralmente passa despercebido nesse momento são os riscos, mas é muito importante não deixá-lo de lado, uma vez que ter esse olhar holístico, ainda no início do projeto, pode ajudar a conduzi-lo com mais assertividade, evitando alguns caminhos que podem dar errado.

Planejamento: momento de definir a equipe e as responsabilidades de cada membro, entender se há necessidade de contratar pessoas ou parceiros, além de estabelecer prazo e orçamento. É preciso ter em mente que imprevistos acontecem, por isso é fundamental incluir um plano de contenção no planejamento.

Gerenciamento: executa as ações, promove medidas corretivas se necessário for, avalia e monitora resultados até a sua conclusão.

Na prática da gestão de projetos, alguns rituais como monitoramento e controle de atividades e indicadores de performance, assim como encerramento, são incluídos nesse ciclo a fim de fazer um acompanhamento fase a fase e, no final, uma análise dos erros e acertos.

Benefícios da gestão de projetos

Cada projeto é único e personalizado para o tipo de necessidade que precisa atender. Nesse sentido, se bem executada, uma boa gestão de projetos pode melhorar o desempenho e a imagem da empresa diante de seus clientes.

Também podemos citar como benefícios:

• Satisfação dos clientes;
• Redução de custos e cumprimento de prazos;
• Mais foco, alinhamento e eficiência na execução das atividades;
• Prevenção contra riscos, que pode ser feita por meio da análise de projetos anteriores;
• Clareza e organização das atividades que serão desempenhadas, eliminando confusões;
• Engajamento dos colaboradores, devido ao entendimento de cada um sobre o impacto do seu trabalho na empresa e no projeto;
• Metas bem definidas que, consequentemente, aumentam a performance da equipe.

Principais metodologias para aplicar na gestão de projetos

Definir o tipo de ferramenta que mais combina com os objetivos e recursos que você tem disponíveis é fundamental para alcançar os resultados esperados.

Separamos cinco opções de metodologias de gerenciamento de projetos para você conhecer e definir a que melhor se aplica ao seu projeto. Confira.

1. Waterfall (Cascata)

Nessa metodologia, as atividades são conduzidas de maneira sequencial, de cima para baixo, simulando uma cascata, daí seu nome. Como ela exige maior rigidez na execução, só é possível avançar para a próxima fase se todas as anteriores já tiverem sido concluídas.

Para projetos mais dinâmicos, ela não é a mais indicada, pois há pouca margem para mudanças de última hora.

2. Scrum

Já parou para pensar que a sua empresa pode usar a mesma metodologia de gestão de projetos que gigantes como Apple, Zara, Facebook ou PayPal usam? Basta adotar o Scrum como ferramenta de gestão de projetos ágeis no seu negócio.

Essa estrutura é uma excelente forma de evitar atraso nas entregas. Isso porque o projeto é “quebrado” em ciclos menores com entregas incrementais. Esse método é regido por três princípios básicos:

• Transparência;
• Inspeção ou acompanhamento;
• Adaptação quando necessário.

3. Project Model Canvas

Esta metodologia de gestão de projetos é inspirada no Canvas Model e adaptada para projetos, sendo tão ágil e intuitiva quanto ele. Para criá-lo, basta responder de forma inteligente a 6 perguntas:

• Por quê?
• O quê?
• Quem?
• Como?
• Quanto?
• Quando?

4. Kanban

Criado pela Toyota, no Japão, após a Segunda Grande Guerra Mundial, o Kanban é uma metodologia visual para a gestão de processos.

Ela separa as atividades em três colunas: para fazer, fazendo e feito. Em cada uma, existem quadros,listas e cartões com as tarefas necessárias para concluir o projeto. Conforme estão em execução ou são terminadas, as tarefas dos cartões vão mudando de colunas.

Assim como o Scrum, o Kanban acabou sendo adaptado para diversos outros tipos de processos, sendo possível adaptar seu uso para cada tipo de projeto.

5. Lean

Se você pretende construir um projeto mais enxuto, gerando uma redução significativa de custos e a mitigação de desperdícios, essa é a metodologia ideal.

No método Lean, utiliza-se apenas o necessário para a execução do projeto com a finalidade de garantir maior agilidade aos trabalhos. Geralmente, o quadro Kanban é incluído no processo de gestão com Lean para organizar visualmente as tarefas.

O processo e as ferramentas de gestão de projetos servem para melhorar a comunicação, aumentar a produtividade e ajudar a realizar entregas cada vez melhores. É surpreendente o que um grupo de indivíduos pode realizar quando as cabeças procuram juntas uma solução.