Como usar a metodologia Get Things Done (GTD) para ser mais produtivo no trabalho

A metodologia Get Things Done (GTD), desenvolvida por David Allen, é um dossistemas de produtividade mais populares e eficazes do mundo. Ele se baseia na premissa de que nossa produtividade é diretamente proporcional à nossa capacidade de relaxar, ou seja, quanto mais organizados e menos estressados estivermos, mais produtivos seremos. Neste artigo, vamos explorar como você pode aplicar a metodologia GTD para aumentar sua produtividade no trabalho.

O que é a metodologia GTD?

GTD é uma abordagem sistemática para organizar suas tarefas e compromissos, permitindo que você gerencie suas responsabilidades de forma eficiente e sem estresse. O método é baseado em cinco etapas fundamentais: Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar.

1. Capturar

A primeira etapa do GTD é capturar tudo o que exige sua atenção. Isso inclui tarefas, ideias, compromissos, e-mails e qualquer outra coisa que esteja na sua mente. A ideia é tirar tudo da sua cabeça e colocar em um local confiável, como um caderno, aplicativo ou software de gerenciamento de tarefas.

Dica prática:

• Utilize ferramentas como Evernote, Todoist ou Microsoft OneNote para capturar rapidamente suas ideias e tarefas.

2. Esclarecer

Depois de capturar, é hora de esclarecer cada item. Pergunte a si mesmo: "O que isso significa?" e "O que precisa ser feito?". Esta etapa envolve decidir se a tarefa é acionável ou não, e qual o próximo passo necessário para completá-la.

Dica prática:

• Separe alguns minutos todos os dias para revisar suas capturas e definir as próximas ações para cada item.

3. Organizar

Organize suas tarefas e informações de maneira lógica. Crie listas de projetos, próximas ações, compromissos e itens à espera de resposta. O objetivo é ter uma visão clara do que precisa ser feito e quando.

Dica prática:

• Utilize categorias como "Próximas Ações", "Projetos", "Aguardando Resposta" e "Algum Dia/Talvez" para organizar suas tarefas.

4. Refletir

Refletir regularmente é crucial para manter o sistema GTD funcionando. Isso envolve revisar suas listas e seu calendário, atualizando e ajustando conforme necessário. As revisões semanais são uma parte fundamental do GTD, permitindo que você mantenha o controle e priorize suas atividades.

Dica prática:

• Reserve um tempo específico a cada semana para fazer uma revisão completa do seu sistema GTD. Atualize suas listas e planeje a semana seguinte.

5. Engajar

Engajar é a etapa em que você realmente faz o trabalho. Com seu sistema organizado, você pode se concentrar nas tarefas certas no momento certo, sem distrações ou preocupações com o que está por vir.

Dica prática:

• Use critérios como contexto, tempo disponível, nível de energia e prioridade para decidir qual tarefa fazer a seguir.

Benefícios da metodologia GTD

Implementar a metodologia GTD pode trazer vários benefícios para sua produtividade e bem-estar:

1. Redução do estresse: Ao capturar todas as suas tarefas e compromissos, você libera sua mente para se concentrar no que realmente importa.
2. Clareza e foco: Com um sistema organizado, você tem uma visão clara de suas prioridades e pode focar no que é mais importante.
3. Eficiência: A GTD ajuda a evitar a procrastinação e a gestão do tempo inadequada, permitindo que você trabalhe de forma mais eficiente.
4. Flexibilidade: O método é adaptável a diferentes ferramentas e estilos de trabalho, tornando-se útil para qualquer profissional.

Ferramentas recomendadas

Existem várias ferramentas que podem ajudar na implementação da metodologia GTD. Aqui estão algumas opções populares:

• Todoist: Um aplicativo de gerenciamento de tarefas que permite capturar, organizar e revisar suas tarefas facilmente.
• Evernote: Ótimo para capturar ideias, informações e documentos importantes.
• Trello: Uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos que pode ser usada para organizar suas tarefas em listas e quadros.

Por que você deve saber sobre produtividade

A metodologia Get Things Done (GTD) é uma poderosa ferramenta para aumentar sua produtividade e reduzir o estresse no trabalho. Ao capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar, você pode gerenciar suas tarefas e compromissos de maneira mais eficiente. Implementar o GTD exige prática e disciplina, mas os benefícios para sua produtividade e bem-estar são significativos.