Para facilitar a construção de uma fábrica e ter tudo funcionando quando os usuários chegarem, a John Deere resolveu implantar um sistema de ERP com as novas instalações ainda na planta. A multinacional americana de equipamentos agrícolas prevê inaugurar a unidade de Montenegro (RS) em 2007, com capacidade para entregar anualmente cerca de 7 mil tratores.

"O objetivo é fazer com que a produção seja gerida pelo SAP R/3 desde seu primeiro dia, alinhada com o modelo da matriz, nos Estados Unidos", afirma Claudir Jair Robe, gerente de projeto de serviços SAP para a América do Sul da John Deere.

Com 32 plantas espalhadas pelo mundo, 47 mil funcionários e faturamento de 21 bilhões de dólares, a fabricante de tratores, plantadeiras e colheitadeiras encontra-se em processo de implementação do SAP em diversas unidades.

A fábrica de Montenegro foi a primeira da América do Sul a adotar o sistema de gestão, em julho de 2005. O SAP R/3 está sendo usado para gerir o processo de construção da fábrica (compras, recebimentos e pagamentos), bem como a gestão de desenvolvimento de produtos.

A intenção é que quatro outras fábricas e três depósitos de peças para reposição na Argentina e no Brasil também rodem o ERP. "Novos processos do SAP serão ativados à medida que a fábrica de Montenegro começar a produzir", diz Robe, que prevê um total de 200 usuários do SAP na unidade.

Luiz Eduardo Ramos, gerente regional de sistemas de informações da John Deere para a América do Sul, conta que o prazo foi apertado. A equipe de TI teve 30 semanas para implantar o SAP, desde a definição de processos (BluePrint) até a entrada em operação (GoLive), em fevereiro deste ano.

Outras dificuldades foram a necessidade de adaptação de alguns dos processos corporativos à realidade brasileira, a logística e o volume de novos conhecimentos, que tiveram de ser absorvidos rapidamente.

A TI da John Deere também precisava encontrar ferramentas e métodos que permitissem uma implementação mais rápida do R/3, a um customenor e com a garantia de transferência de know how, para utilizar em projetos futuros.

Tudo isso alinhado com o modelo de processos de negócio da matriz, uma espécie de template mundial. O conhecimento sobre o processo de negócios tinha de estar documentado para futuramente ser replicado aos usuários, à medida que o cronograma da fábrica de tratores avançasse.

Robe afirma que o projeto foi totalmente orientado a processos, tendo como principais benefícios a aceleração das fases, a aproximação das equipes de TI e negócios e a condução de testes e treinamentos, seguindo os fluxos de processos de negócio.

Integração

O projeto da John Deere recebeu o prêmio Impact Awards 2006, que destaca cases de sucesso dentro da Associação de Usuários SAP (Asug). Para Robe, a premiação deveu-se à estratégia de mapeamento de processos de maneira integrada ao SAP, com documentação de treinamento e suporte.

Agora, a John Deere já conta com um mapa completo dos processos de negócio da nova fábrica, desde o nível de cenários até as transações. "Esperamos, ao longo dos próximos anos, tirar proveito da evolução dos produtos e das soluções desenvolvidas para trabalhar integradas ao SAP", diz Ramos.

Considerando a equipe de TI da John Deere mais usuários-chave da área de negócios e consultores externos, 63 profissionais foram envolvidosno projeto. A implantação foi executada pelo time de sistemas SAP da John Deere para a América do Sul, com a colaboração da Meta Serviços de Informática, de São Leopoldo (RS).

Segundo Robe, as restrições de tempo e qualidade impostas pelo projeto foram superadas com auxílio de uma combinação de ferramentas e metodologias integradas ao SAP R/3,como PMBoK (Project Management Institute), Asap/SAP Solution Manager Roadmap e JDSDP (John Deere System Delivery Process).

Se pudesse voltar no tempo, Robe diz que refaria alguns passos do projeto, com destaque para a intensificação do treinamento dos usuários-chave antes da fase BluePrint e dos testes integrados. "Também colocaria um intervalo superior a duas semanas entre um ciclo de testes e outro e pediria uma maior participação dos usuários nos testes", afirma.

INFRA-ESTRUTURA DE TI

ERP: SAP R/3 4.7
BANCO DE DADOS: DB2
METODOLOGIAS ADOTADAS: PMBoK, Asap/SAP Solution Manager Roadmap e JDSDP
EQUIPE ENVOLVIDA: 63 pessoas
USUÁRIOS PREVISTOS: 200